Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się jednak do przesłania faktury do systemu. W praktyce ważne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym albo innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.

To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur oraz sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, natomiast przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie moraz sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ każdy z tych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.

Integracja z KSeF nie polega tylko na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw należy określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka oraz gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto dodatkowo uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie znaczy jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która daje możliwość ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają też uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna mieć analogiczny zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba zatem brać pod uwagę nie tylko wygodę pracy, niemniej jednak także istniejące zasady sprawdzeniu dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Istotnym elementem jest także obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym albo innym narzędziu, niemniej jednak sposób ich dalszego przetwarzania uzależniony jest od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany bezpośrednio do określonego procesu księgowego. Różnice pojawiają się także przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez sporo działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty wymianę informacji, a nie tylko i wyłącznie samą obieg plików. O ile system nie przekazuje użytkownikowi czytelnych komunikatów o błędach lub statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez stosownej sprawdzeniu.

Przed wdrożeniem warto analizować obecny sposób wystawiania i odbierania faktur a także wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie ma także przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie za każdym razem przebiega według jednego schematu. Należy uwzględnić w głównej mierze problemy z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest także wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji oraz czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które realnie występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać zrealizowane w sposób automatyczny, a które nadal powinny pozostać pod kontrolą pracownika.

Warto zobaczyć: integracja KSeF API.