Sposób przygotowania pracowników do sytuacji związanych z pożarem zależy między innymi od rodzaju wykonywanych obowiązków, układu pomieszczeń a także materiałów i urządzeń znajdujących się w danym miejscu. Inne zagadnienia mogą posiadać znaczenie w biurze, inne w warsztacie, magazynie czy obiekcie produkcyjnym. Szkolenia ppoż obejmują zwykle podstawowe zasady dotyczące powstawania pożarów, możliwości alarmowania a także zachowania w czasie zagrożenia, ale w praktyce ważne jest także odniesienie tych informacji do codziennych warunków pracy.

Pracownik powinien rozumieć, dlaczego określone czynności są zabronione lub wymagają zachowania szczególnej ostrożności. Przykładem może być pozostawianie materiałów w pobliżu źródeł ciepła lub blokowanie dostępu do urządzeń przeznaczonych do gaszenia. Takie sytuacje nie za każdym razem wynikają z celowego lekceważenia zasad. Na prawdę często są efektem pośpiechu, niewłaściwej organizacji stanowiska albo przyzwyczajenia do wykonywania określonych czynności w ten sam sposób.

W sytuacji większych zakładów znaczenie ma także podział obowiązków w trakcie zdarzenia. Szkolenia ppoż dla firm mogą uwzględniać zasady obowiązujące osoby wykonujące różnorakie zadania, ponieważ reakcja pracownika znajdującego się bezpośrednio przy źródle zagrożenia może wyglądać inaczej niż postępowanie osoby odpowiedzialnej za organizację ewakuacji. Ważne pozostaje uwarunkowanie, w jaki sposób przekazywana jest informacja o pożarze i kto podejmuje określone działania. W rzeczywistych warunkach problem może pojawić się wtedy, gdy alarm jest słabo słyszalny w części wnętrz, ktoś nie zna obowiązującego układu budynku albo jedna z dróg wyjścia jest czasowo niedostępna. Dlatego sama znajomość ogólnej procedury nie za każdym razem wystarcza. Podczas omawiania zasad warto odnosić się do możliwych utrudnień i sytuacji oryginalnych. Dotyczy to też osób odwiedzających obiekt, pracowników tymczasowych czy osób, które wykonują własne zadania w różnych częściach budynku. Ich obecność może wpływać na przebieg ewakuacji i wymagać uwzględnienia w przyjętych zasadach organizacyjnych.

Istotnym elementem pozostaje rozpoznawanie podstawowych zagrożeń związanych z wyposażeniem stanowiska pracy. Urządzenia elektryczne, instalacje, substancje łatwopalne czy materiały wykorzystywane w procesach technologicznych mogą wymagać odmiennych sposobów postępowania. Szkolenia przeciwpożarowe pozwalają omówić te różnice bez ograniczania się do samego wskazania sprzętu gaśniczego. W praktyce znaczenie ma bowiem też moment, w którym pracownik powinien przerwać wykonywaną czynność, odłączyć urządzenie, o ile można zrobić to bez narażania się na zagrożenie, powiadomić inne osoby albo opuścić pomieszczenie. Nie zawsze istnieje możliwość dokładnej oceny sytuacji, zwłaszcza gdy pojawia się dym lub ogień szybko się rozprzestrzenia. Próba zastosowania niewłaściwego środka gaśniczego może dodatkowo skomplikować sytuację. Z tego powodu wiedza przekazywana pracownikom powinna obejmować także ograniczenia powiązane z podejmowaniem samodzielnych działań. W znaczącej liczbie sytuacji najistotniejsze staje się szybkie przekazanie informacji o zagrożeniu i sprawne opuszczenie strefy, w której występuje niebezpieczeństwo.

Na sposób funkcjonowania zasad przeciwpożarowych wpływają również codzienne nawyki pracowników. Z w pewnych sytuacjach bezdyskusyjne czynności wykonywane są w sposób automatyczny, a drobne odstępstwa od ustalonych reguł mogą zostać uznane za nieistotne. Problem pojawia się wtedy, gdy kilka takich sytuacji występuje równocześnie. Przestawiony sprzęt, zastawione przejście, zmieniona organizacja stanowiska i brak bieżącej informacji dla nowych pracowników mogą sprawić, że przedtem przyjęte rozwiązania przestają odpowiadać prawdziwym warunkom. Dlatego przy prowadzeniu szkoleń warto uwzględniać nie tylko i wyłącznie przepisy i definicje, lecz również zmiany zachodzące w miejscu pracy. Znaczenie ma też okresowe przypominanie zasadniczych zasad, w szczególności gdy pracownicy wykonują zadania w różnorakich lokalizacjach lub ich obowiązki ulegają zmianie. Informacja dotycząca ochrony przeciwpożarowej powinna być możliwa do zastosowania w konkretnym miejscu, z uwzględnieniem jego ograniczeń, sposobu organizacji pracy oraz sytuacji, które mogą wystąpić podczas zwykłego użytkowania obiektu.

Zobacz również: szkolenia ppoż.