Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy często wynikają z z pozoru drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie lub zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wówczas, gdy pomieszczenia są już wykończone.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko obecne wyposażenie, ale także sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której znacząca większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a zupełnie inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych pomieszczeń, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.

Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w przyszłości na możliwość utworzenia pomiarów, zmian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest na prawdę bardzo często niedoceniana, zwłaszcza gdy podczas projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać inaczej. Trzeba również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeżeli w przyszłości zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.

Część teletechniczna wymagw dodatku uwzględnienia sposobu przepływu informacji w gronie urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, kontroli dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Właściwie każdy z tych systemów może posiadać inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi czasami do problemów podczas zaprojektowania. Ważne jest też oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, niemniej jednak przy rozbudowanym obiekcie bez odpowiedniej dokumentacji bardzo szybko pojawia się trudność z zobowiązaniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie tylko pierwotne założenia projektowe.

Zmiany wprowadzone podczas budowy są kolejnym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a prawdziwym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych przypadkach zmiana wynika też z decyzji dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma duże znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać edycję długości przewodu, przebiegu trasy lub miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przekształceń pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno się rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.

Zobacz: projekty instalacji elektrycznych.