W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, ale też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie konkretnej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich przypadkach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.

Samo przepisanie słów nie zawsze jednak wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach pojawiają się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce trzeba wówczas rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z takowych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.

Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być zastosowany w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie z dużą uwagą odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko i wyłącznie kompletne zdania, lecz również momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej albo fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (sprawdź również informacje na stronie:transkrypcja do sądu cennik). Przy dłuższych materiałach ważne staje się również oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli na nagraniu mówi kilka osób, niezbędne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy rozmówcy mówią jednocześnie. W takim przypadku zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na bazie domysłów.

Określenie stenogram jest na prawdę bardzo często używane zamiennie z transkrypcją, choćby w zależności od wykorzystania może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie oznacza to jednakże, że każdy zapis powinien wyglądać analogicznie. Zupełnie inaczej opracowuje się rozmowę, w której ważna jest naturalna forma wypowiedzi, a całkiem inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się w głównej mierze powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, natomiast w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma później wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana tylko pod kątem wyglądu gotowego tekstu.

Na dokładność zapisu wpływa głównie jakość materiału wejściowego. Nagranie wykonane w spokojnym pomieszczeniu zwykle pozwala łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo albo wiele ludzi rozmawia jednocześnie. Znaczenie ma także sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i należy to wyraźnie zaznaczyć w tekście. Równie na prawdę istotna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może przemienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest więc nie tylko i wyłącznie czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co rzeczywiście wynika z nagrania, a tym, co można jedynie przypuszczać.

Więcej informacji na stronie: transkrypcje nagrań.