Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko i wyłącznie liczba oszczędzonych materiałów, ale także zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami umożliwia przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie utworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt łatwy formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien zatem odpowiadać realnym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z takowych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię zmian, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest również określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Nie każdy dokument musi przechodzić przez dokładnie taki sam proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Trzeba też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasami staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska trzeba sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać szukanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednak od jakości danych wejściowych. Jeżeli data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma także jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Trzeba również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz korzystanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnych warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może jedynie odczytać dokument, czy także go przemienić, pobrać lub przekazać dalej. Na prawdę ważna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane tylko dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających sprawdzeniu. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy także uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Zobacz: kontrola czasu pracy pracownika.