Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w wielu sytuacjach, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze daje możliwość szybko znaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.

W takich przypadkach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich budowy znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Całkiem inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (więcej informacji na stronie: stenogram cennik). W takich okolicznościach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może zmodyfikować sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych zaleceń.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na detale, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorakie sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Dodatkowe informacje: transkrypcje nagrań.