Planowanie przewozów to proces, w którym należy połączyć informacje logistyczne, dokumentację oraz obowiązki wynikające z przepisów. Przy przewozie produktów objętych systemem monitorowania SENT ważne jest nie tylko i wyłącznie przygotowanie wymaganych danych, lecz również zobowiązanie momentu utworzenia poszczególnych czynności i sposobu reagowania na zmiany. W praktyce problem pojawia się na prawdę bardzo często wtedy, gdy termin załadunku zostaje przesunięty, zmienia się pojazd albo osoba odpowiedzialna za dokumentację otrzymuje nowe informacje już po rozpoczęciu obsługi zlecenia.

Program do obsługi SENT może być wykorzystywany do organizowania takich obowiązków, przechowywania danych o przewozach i kontrolowania przebiegu zgłoszeń. Jego rola zależy od przyjętego sposobu pracy oraz zakresu dostępnych funkcji. Przy wdrażaniu tego typu narzędzia warto najpierw przeanalizować rzeczywisty przepływ informacji: skąd pochodzą dane, kto je wprowadza, kto zatwierdza ich prawidłowość i gdzie zapisywane są zmiany. Bez takiego rozpoznania dosłownie bardzo dobrze dopasowane rozwiązanie może powielać dotychczasowe kłopoty, zamiast uporządkować proces.

Jednym z dużo ważniejszych etapów obsługi przewozu jest sprawdzenie, czy dane w zgłoszeniu odpowiadają dokumentom i planowanej realizacji transportu. Tyczy się to między innymi informacji o towarze, jego ilości, uczestnikach przewozu a także środkach transportu, w zakresie wymaganym dla konkretnego zgłoszenia. System do zgłoszeń SENT może wspierać przygotowanie tych informacji, przechowywać dane wykorzystywane przy kolejnych operacjach i umożliwiać śledzenie statusu spraw. Warto jednak pamiętać, że automatyczna kontrola kompletności formularza nie zawsze wykryje błąd merytoryczny. Wszystkie wymagane pola mogą być wypełnione, a pomimo to jedna z wartości może nie odpowiadać dokumentacji źródłowej. Z tego względu przydatne jest oddzielenie etapu wprowadzania danych od ich sprawdzenia. W codziennej pracy znaczenie ma także sposób obsługi korekt. Jeśli zmiana zostanie odnotowana wyłącznie w jednym miejscu, pozostali uczestnicy procesu mogą nadal skorzystać z nieaktualnych informacji. Postanowienie jednej procedury przekazywania przeróbek daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności i ułatwia określenie, która osoba powinna podjąć dalsze działania.

Wraz ze wzrostem liczby przewozów rośnie znaczenie powtarzalnych czynności, które można częściowo przenieść do narzędzi informatycznych. Automatyzacja zgłoszeń SENT może obejmować pobieranie danych z ewidencji magazynowej, systemu zarządzania transportem lub innych źródeł stosowanych w pracy operacyjnej. Zakres możliwych działań zależy od dostępnych połączeń między aplikacjami a także od tego, czy przekazywane informacje mają zgodną strukturę. Przed uruchomieniem takiego procesu powinno się sprawdzić, jak system zachowuje się w sytuacji brakujących pól, powtórzonych rekordów i niezgodności między dokumentami. To właśnie nietypowe sytuacje na prawdę bardzo często ujawniają ograniczenia automatyzacji. Np zmiana danych pojazdu może wymagać aktualizacji informacji w kilku miejscach, a sposób postępowania uzależniony jest od etapu realizacji przewozu i obowiązujących zasad. Nie każdą decyzję da się sprowadzić do prostego schematu. Dlatego trzeba wyznaczyć granicę między czynnościami wykonywanymi automatycznie a tymi, które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Istotne jest także prowadzenie kontroli błędów, ponieważ nieprawidłowe dane pobrane z systemu źródłowego mogą zostać przeniesione do kolejnych operacji, jeżeli proces nie przewiduje odpowiedniego mechanizmu weryfikacji.

Na organizację pracy wpływają także zasady dostępu do dokumentacji, sposób zapisywania historii działań a także przygotowanie na sytuacje, w których oprogramowanie jest czasowo niedostępne. Gdy kilka osób obsługuje te same przewozy, należy ustalić zakres ich uprawnień i sposób przekazywania odpowiedzialności za kolejne etapy zgłoszenia. Historia przekształceń może pomóc w ustaleniu, kiedy zmodyfikowano dane i jakie działania wykonano, ale jej przydatność zależy od tego, czy zapisy są prowadzone konsekwentnie. Ważne pozostaje też archiwizowanie dokumentów w zgodzie z przyjętymi zasadami oraz administrowanie aktualności procedur. Przepisy dotyczące monitorowania przewozów mogą się konwertować, dlatego sposób obsługi zgłoszeń powinien być okresowo sprawdzany pod kątem aktualnych wymogów. Powinno się także określić, jak postępować w przypadku awarii, błędnej zamiany danych lub braku możliwości utworzenia standardowej czynności. Takie sytuacje wymagają jasno opisanej procedury, a nie improwizowania w chwili wystąpienia problemu. W praktyce organizacja obsługi SENT obejmuje więc zarówno wyselekcjonowanie narzędzi, jak i uwarunkowanie odpowiedzialności, kontrolę informacji oraz przygotowanie pracowników do reagowania na odstępstwa od typowego przebiegu transportu.

Sprawdź również informacje na stronie: aplikacja do SENT.