Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się natomiast do przesłania faktury do systemu. W praktyce ważne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym albo innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.

To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur oraz sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, jednak przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych bardzo szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie ma także sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ właściwie każdy z tych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.

Integracja z KSeF nie polega jedynie na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw powinno się określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka a także gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto przy tym uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która daje możliwość ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają również uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna mieć jednakowy zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba więc brać pod uwagę nie tylko wygodę pracy, niemniej jednak także istniejące zasady kontroli dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Istotnym elementem jest też obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym albo innym narzędziu, ale sposób ich dalszego przetwarzania uzależniony jest od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany wprost do określonego procesu księgowego. Różnice pojawiają się też przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez wiele działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty przepływ informacji, a nie tylko i wyłącznie samą wymianę plików. Jeśli system nie przekazuje użytkownikowi przejrzystych komunikatów o błędach albo statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez odpowiedniej testom.

Przed wdrożeniem warto rozważyć obecny sposób wystawiania i odbierania faktur oraz wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie ma także przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie zawsze przebiega według jednego schematu. Trzeba uwzględnić w głównej mierze kłopoty z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest również wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji oraz czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które rzeczywiście występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać wykonane w sposób automatyczny, a które wciąż powinny pozostać pod kontrolą pracownika.

Zobacz także: integracja z KSeF.