Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie lub kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego prześledzenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet jeżeli niezbędny jest tylko jeden dany fragment. W takich okolicznościach transkrypcja nagrań umożliwia zilustrować zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednakże zwyczajnego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i należycie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają szczególnie nagrania zrealizowane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich ustaleniach pojedyncze słowo może być trudne do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może przemienić znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej należy podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, które w zwyczajnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozstrzygnięciem jest także oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (źródło informacji: transkrypcje cennik). Rozmówcy na prawdę często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, ale jednocześnie przestanie ze starannością odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do dokładnego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Zdarza się, że na prawdę ważna jest prawie że każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne przedstawienie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeśli nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co rzeczywiście znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobów niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma również sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej zamiany zdań może zmodyfikować sposób odbioru kolejnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej testom zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Warto sprawdzić: stenogram.