Dokumentacja w organizacji na prawdę bardzo często powstaje w różnych miejscach i na różnych etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z w pewnych przypadkach taki podział utrudnia zobowiązanie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów a także określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto ponadto unikać tworzenia zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą posiadać trudności z wyborem właściwej. Ważna jest również spójność nazewnictwa. Jeżeli jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna używa numer sprawy lub skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Uwarunkowanie wspólnych reguł daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności, niemniej jednak wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy administrowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z najlepszym rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeśli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje natomiast problemów organizacyjnych. Najpierw należy ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym wypadku cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które uprzednio występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą samodzielnie modyfikować przypisane kategorie, usuwać pliki albo przekazywać je oprócz organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, ale też ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można w tej samej chwili wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest również rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednakże skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto zatem określić, które materiały będą sprawdzane dokładnie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają także wymagania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia należy dostosować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji finansowych. Trzeboraz ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika albo upływie okresu archiwizacji. W praktyce istotne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Trzeba uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie zaprojektowania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdej chwili. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z działu dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Więcej informacji na stronie: kontrola czasu pracy pracownika.