Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to w głównej mierze rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy różnego rodzaju zapisów ustnych. Samo nagranie daje możliwość odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (sprawdź również: transkrypcja do sądu cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego typu używa się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zademonstrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takim wypadku istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują użycie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu uzależniony jest od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Przeciwnie opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a inaczej materiał, w którym istotna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.

Sprawdź tutaj: transkrypcja nagrań.